Thông tin quan trọng về chốt sổ bảo hiểm xã hội 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động đều phải biết

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Điều 96, khoản 1, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định "Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này".

Như vậy, việc chốt sổ BHXH là việc công ty xác nhận lại quá trình tham gia BHXH của người lao động với cơ quan BHXH khi người lao động chính thức nghỉ việc tại công ty hoặc công ty ngừng hoạt động.

Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Khoản 3, Điều 47 Bộ Luật lao động 2012 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.

Khoản 5, Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ BHXH. Trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động.

Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động

Bước 1: Báo giảm lao động

Đơn vị sử dụng lao động cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH đó. Hồ sơ báo giảm lao động cần có các giấy tờ như sau:

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế Quyết định 959);

- Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có);

- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người);

- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động;

 - Đơn vị sử dụng lao động hoàn thiện các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý

Bước 2: Hồ sơ chốt sổ BHXH

Theo quy định tại Tiết 1.2 Điểm b Khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, hồ sơ chốt sổ BHXH bao gồm những giấy tờ sau:

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

- Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS.

- Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ)

- Các tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.

- 01 công văn chốt sổ của đơn vị - mẫu D01b-TS.

- Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).

Doanh nghiệp hoàn tất các bộ hồ sơ theo quy định rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý.

Hình thức gửi:

- Đối với hồ sơ giấy, doanh nghiệp thông báo cho cơ quan BHXH hoặc tổ chức dịch vụ bưu chính đến nhận hồ sơ trực tiếp tại đơn vị.

- Đối với hồ sơ điện tử doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH qua mạng internet trên phần mềm BHXH cung cấp bởi tổ chức I-VAN.

Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH

Khoản 2 và Khoản 3 Điều 47 Bộ luật lao động năm 2012, quy định thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH như sau:

2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.

Cách tra cứu xem đã được chốt sổ BHXH chưa?

Để kiểm tra quá trình đóng BHXH, người lao động có thể sử dụng ứng dụng VssID

Bước 1: Cài đặt ứng dụng VssID vào điện thoại. Đăng nhập VssID bằng tài khoản BHXH là mã số BHXH và mật khẩu của mình.

Bước 2: Chọn "Quá trình tham gia" sau đó chọn "C14-TS" để xem quá trình.

Nếu quá trình tham gia trên đã được cập nhật đến tháng thời điểm bạn chốt sổ BHXH thì tức là người lao động đã được chốt sổ BHXH. Khi đó, người lao động có thể liên hệ với công ty để được nhận lại sổ và tờ rời BHXH.

Tác giả: Thanh Huyền