Ngày nay, tổng đài chăm sóc khách hàng còn có thể kiêm luôn các chức năng như bán hàng, khảo sát đánh giá chất lượng dịch vụ và nhiều tiện ích khác. Vì thế, vai trò của những trung tâm này ngày càng trở nên quan trọng trong dịch vụ khách hàng doanh nghiệp.
Outbound Call chính là một mô hình tiện ích như thế và đang dần chiếm vị trí chiến lược trong kế hoạch kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Vậy Outbound Call có những cải tiến nâng cao gì so với mô hình thông thường mà lại được doanh nghiệp ngày nay quan tâm nhiều như vậy?
Outbound Call là gì?
Có thể hiểu một cách đơn giản Outbound Call là một thuật ngữ của tổng đài Contact Center dùng để chỉ các cuộc gọi ra từ phía tổng đài tới các khách hàng.
Doanh nghiệp sử dụng Outbound Call để triển khai các chiến dịch kinh doanh đến với khách hàng tiềm năng của mình. Đặc biệt, việc tích hợp quay số tự động sẽ giúp triển khai các cuộc gọi tăng gấp 3 lần so với phương pháp truyền thống và hạn chế tối đa thời gian chờ đợi của nhân viên và khách hàng.
Sử dụng Outbound Call trong các công việc của doanh nghiệp
Outbound Call có tác động không nhỏ tới những chiến dịch nghiên cứu, phát triển và đánh giá thị trường. Bởi vậy, khi sử dụng chiến dịch Outbound Call các doanh nghiệp sẽ sử dụng với mục tiêu:
- Giới thiệu các sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
- Có tác dụng rất lớn trong việc thông báo những chương trường khuyến mãi hoặc các sự kiện của doanh nghiệp.
- Dùng khi bán sản phẩm, dịch vụ.
- Outbound Call có tác dụng nhắc nợ và thu hồi nợ nhanh chóng.
- Khảo sát các thông tin chi tiết về khách hàng.
- Thăm dò những đánh giá từ phía nhân viên.
Khi thực hiện những chiến dịch về Outbound, các doanh nghiệp sẽ phải tìm cách sắp xếp nguồn nhân sự sao cho hợp lý, đảm bảo chế độ công việc với chi phí tối ưu nhất. Bởi vậy, các doanh nghiệp cần cải tiến những giải pháp công nghệ kỹ thuật tối ưu hiệu quả nhất cho chiến dịch Outbound.
Chức năng chính của Outbound Call giúp tối ưu marketing, bán hàng
Outbound Call cho phép doanh nghiệp triển khai dễ dàng, thuận lợi cùng với nhiều tính năng nổi trội như:
- Quản lý lịch sử cuộc gọi: Quản lý một cách chi tiết các cuộc gọi đến, cuộc gọi đi, thời gian thực hiện mỗi cuộc gọi hay trạng thái hoạt động trong cuộc gọi…
- Quản lý nguồn dữ liệu của cuộc gọi: Quản lý được danh sách khách hàng tiềm năng. Từ đó, doanh nghiệp có được nguồn dữ liệu tốt để chăm sóc khách hàng trong thời gian sắp tới.
- Quản lý tốt chiến dịch: Đầu tiên cần lập kế hoạch nội dung chi tiết cho từng chiến dịch như: Tên chiến dịch, số lượng nhân viên tư vấn, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, kịch bản gọi ra... Thống kê chi tiết kết quả các cuộc gọi của Campaign (những cuộc gọi không nhấc máy, trong trường hợp khách hàng thay đổi số điện thoại, khách hẹn gọi lại…)
- Kịch bản gọi ra theo chiến dịch: Tạo chiến dịch theo kiểu Preview, Predicted Dialer, Auto Dialer cùng với nguồn gọi, kết quả cuộc gọi và kịch bản đã tạo ra.
- Giám sát được Real time: Với chức năng này quản lý có thể dễ dàng nghe được cuộc gọi của các nhân viên với khách hàng ngay tại thời điểm thực hiện cuộc gọi. Không chỉ vậy, mà các nhà quản lý còn có khả năng giám sát được trạng thái làm việc của nhân viên ( online, offline, số máy nháy, thời gian đăng nhập hoặc thời điểm cuộc gọi gần nhất…).
- Quản lý khảo sát: Thiết lập bộ câu hỏi khảo sát chi tiết, quản lý form cho các câu hỏi khảo sát, quản lý việc báo cáo kết quả của cuộc khảo sát.
- Quản lý báo cáo thống kê: Báo cáo chi tiết các kết quả của chiến dịch mà nhân viên tổng đài thực hiện. Thống kê số cuộc gọi application list, quản lý ghi âm các cuộc gọi, thống kê kết quả chiến dịch theo tiêu chí khác nhau cho từng chiến dịch.
- Quản lý đánh giá chất lượng QA: Chấm điểm cho QA, lọc ra các cuộc gọi theo những tiêu chí như số điện thoại, chiến dịch, tên khách hàng, nhân viên.
Triển khai một Call Center đa nhiệm, đầy đủ tính năng trên thực tế cũng không hề khó khăn, tốn kém hay mất thời gian. Chỉ cần vài bước cài đặt đơn giản với BizFly Call Center - Tổng đài ảo VOIP tiện ích hàng đầu hiện nay, là doanh nghiệp đã sở hữu ngay một kênh chăm sóc khách hàng kiêm marketing bán hàng vừa hiệu quả vừa tiết kiệm. Ngoài ra còn hỗ trợ nhiều ưu đãi hấp dẫn:
- Miễn phí gọi nội bộ không giới hạn
- Miễn phí 5GB lưu trữ ghi âm cuộc gọi
- Không giới hạn số lượng máy nhánh
- Quản lý hạn mức cước gọi ra cho từng máy nhánh hoặc cho cả tổng đài
- Tiết kiệm chi phí gọi ra so với tổng đài analog truyền thống (tới 30%)
Liên tục phát triển các tính năng hữu ích:
- Tích hợp Click2Call gọi miễn phí từ web.
- Tính năng bảo mật, hỗ trợ TLS kết nối tới tổng đài để bảo mật cuộc gọi
- Gọi tự động thông báo TeleSale/CSKH
Liên hệ để được tư vấn giải pháp trực tiếp tại: (024) 7302 8888 / (028) 7302 8888
Tác giả: M