6 trường hợp từ chối nhận hồ sơ và cấp Sổ đỏ năm 2023 người dân cần biết

Khi đi làm sổ đỏ, có thể bạn bị rơi vào tình huống từ chối nhận hồ sơ và từ chối cấp Sổ đỏ. Để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, người dân cần biết việc từ chối đó có đúng quy định pháp luật hay không và cách xử lý khi nhận được văn bản từ chối.

6 trường hợp bị từ chối cấp Sổ đỏ

Căn cứ khoản 11 Điều 7 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT, việc từ chối hồ sơ đề nghị đăng ký, cấp Giấy chứng nhận (Sổ đỏ, Sổ hồng) được thực hiện khi có một trong các căn cứ sau:

- Không thuộc thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ.

- Hồ sơ không có đủ thành phần để thực hiện thủ tục theo quy định.

- Nội dung kê khai của hồ sơ không đảm bảo tính đầy đủ, thống nhất và hợp lệ theo quy định của pháp luật.

- Thông tin trong hồ sơ không phù hợp với thông tin được lưu giữ tại cơ quan đăng ký hoặc có giấy tờ giả mạo.

- Khi nhận được văn bản của cơ quan thi hành án dân sự hoặc Văn phòng Thừa phát lại yêu cầu tạm dừng hoặc dừng việc cấp Giấy chứng nhận đối với tài sản là quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất là đối tượng phải thi hành án theo quy định của pháp luật thi hành án dân sự hoặc văn bản thông báo về việc kê biên tài sản thi hành án. Hoặc khi nhận được văn bản của cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai về việc đã tiếp nhận đơn đề nghị giải quyết tranh chấp đất đai, tài sản gắn liền với đất.

- Không đủ điều kiện thực hiện quyền theo quy định của pháp luật về đất đai và pháp luật khác có liên quan.

Trường hợp có căn cứ từ chối hồ sơ theo quy định trên thì trong thời gian không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, cơ quan tiếp nhận, xử lý hồ sơ phải có văn bản trong đó nêu rõ lý do từ chối và hướng dẫn người nộp hồ sơ thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, gửi văn bản kèm theo hồ sơ cho người nộp hoặc chuyển văn bản và hồ sơ đến bộ phận một cửa, UBND xã, phường, thị trấn để trả lại cho người nộp

Cách xử lý khi bị từ chối cấp Sổ đỏ

+ Trường hợp cơ quan nhà nước từ chối đúng với quy định

Nếu người nộp hồ sơ không thực hiện đúng thì khi nhận được văn bản từ chối hồ sơ phải thực hiện theo đúng quy định. Tùy vào trường hợp cụ thể mà người nộp hồ sơ có cách xử lý khác nhau (nên xem hướng dẫn, phương án xử lý trong văn bản từ chối hồ sơ để thực hiện). Các tình huống cụ thể như sau:

- Không thuộc thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ: Nếu hộ gia đình, cá nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận nhưng trong mẫu đơn 04a/ĐK không kính gửi UBND cấp huyện nơi có đất (huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương) mà ghi UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì sẽ phải viết đơn mới.

- Nội dung kê khai của hồ sơ không đảm bảo tính đầy đủ, thống nhất và hợp lệ: Người nộp hồ sơ cần xem lại trong mẫu đơn 04a/ĐK đã kê khai bị thiếu hay sai sót gì so với thông tin cá nhân, thông tin trong hồ sơ địa chính, từ đó sẽ viết đơn mới cho đúng quy định.

- Khi nhận được văn bản của cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai về việc đã tiếp nhận đơn đề nghị giải quyết tranh chấp đất đai: Trường hợp này người dân chỉ được nộp hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận sau khi đã có kết quả giải quyết tranh chấp đất đai mà không tiếp tục gửi đơn giải quyết tranh chấp đến Tòa án nhân dân, UBND cấp huyện, cấp tỉnh theo quy định.

+Trường hợp cơ quan nhà nước từ chối sai quy định

Khi cơ quan tiếp nhận, xử lý hồ sơ không có văn bản từ chối hồ sơ hoặc lý do từ chối không đúng quy định (từ chối hồ sơ nhưng không thuộc những trường hợp được nêu trong bảng trên) thì người dân có nhiều cách xử lý khác nhau tùy vào tính chất, mức độ và sự lựa chọn của người dân, cụ thể:

- Kiến nghị cơ quan tiếp nhận, xử lý hồ sơ xem xét lại.

- Khiếu nại.

- Khởi kiện hành chính.

Trong đó, khiếu nại và khởi kiện hành chính là cách phổ biến.

Cách 1: Khiếu nại

Căn cứ Luật Khiếu nại 2011 và Luật Đất đai 2013, khiếu nại về việc từ chối hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận được quy định như sau:

- Điều kiện thực hiện khiếu nại

Người khiếu nại tự mình thực hiện thì phải là người sử dụng đất chịu sự tác động trực tiếp bởi quyết định hành chính, hành vi hành chính mà mình khiếu nại.

Có căn cứ cho rằng quyết định hoặc hành vi từ chối trái pháp luật, xâm phạm đến quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Người khiếu nại phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; có người đại diện hợp pháp thực hiện khiếu nại trong trường hợp khiếu nại thông qua người đại diện.

Việc khiếu nại chưa được Toà án thụ lý để giải quyết.

Còn thời hiệu, thời hạn khiếu nại hoặc đã hết thời hiệu, thời hạn mà có lý do chính đáng.

Khiếu nại chưa có quyết định giải quyết khiếu nại lần hai (điều kiện này áp dụng với trường hợp đã có quyết định khiếu nại lần một nhưng không đồng ý).

- Đối tượng khiếu nại: Quyết định, hành vi từ chối hồ sơ đề nghị đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.

Cách 2: Khởi kiện

Nếu hộ gia đình, cá nhân bị công chức xã, phường, thị trấn hoặc bộ phận một cửa cấp huyện hoặc Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện từ chối hồ sơ thì khởi kiện tại Tòa án nhân dân cấp huyện nơi có cơ quan đó (căn cứ Điều 31 Luật Tố tụng hành chính 2015).

Như vậy, khi nhận được văn bản nhận hồ sơ, từ chối cấp Sổ đỏ thì người dân cần xem xét căn cứ từ chối có đúng quy định không, nếu không đúng thì có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện.

Tác giả: Vũ Thêm