Mỗi khách sạn trên thê giới đều có các quy định riêng. Tuy nhiên, đa số các cơ sở lưu trú sẽ chọn khung giờ check-in (nhận phòng) là 14h và check-out (trả phòng) là 12h hôm sau.
Phần lớn các khách hàng sẽ đến khách sạn để ngủ qua đêm nên lấy 12 giờ đêm làm tâm. Khoảng thời gian nghỉ ngơi từ 14h hôm trước đến 12h hôm sau vừa đủ để khách nghỉ ngơi thoải mái. Bất cứ khoảng thời gian nào khác trong ngày ví dự như từ 16h hôm trước đến 14h hôm sau hoặc 10h hôm trước đến 8h hôm sau đều gây ra bất tiện cho khách sạn và khách hàng.
Giả sử khách muộn nhận phòng lúc 5h sáng. Trong trường hợp này, khách sạn không thể yêu cầu khách trả phòng lúc 3h hôm sau vì lúc đó là ban đêm (trừ trường hợp khách có nhu cầu trả phòng vào ban đêm để di chuyển đến vị trí khác). Thậm chí khách chấp nhận trả phòng vào giờ này thì khách sạn cũng có tìm được khách thuê phòng ngay sau đó. Do vậy, việc thống nhất thời gian nhận và trả phòng sẽ giúp khách sạn phục vụ khách hàng tốt hơn.
Sau khi khách trả phòng, trong khoảng 12h đến 14h, nhân viên phục vụ sẽ dọn dẹp phòng. Trung bình, nhân viên sẽ mất từ 15-30 phút để dọn một phòng tiêu chuẩn.
Với một số khách sạn áp dụng quy định nghiêm ngặt, khách nhận phòng trước 9 tiếng và trả phòng muộn 2 tiếng đều có thể bị tính thêm tiền thuê phòng bằng giá tiền thuê phòng của 1 ngày.
Với một số cơ sở lưu trú, khách có thể nhận phòng sớm hoặc trả phòng muộn không mất phí hoặc chỉ phải thanh toán 10-50% giá phòng một ngày. Điều này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như lượng phòng trống, sự linh hoạt của lễ tân, thỏa thuận giữa khách hàng với khách sạn... Để biết được mình có được nhận phòng sớm, trả phòng muộn hoặc nếu phải trả phí thì sẽ mất bao nhiêu, bạn cần liên hệ trực tiếp với lễ tân của khách sạn.
Về giờ nhận và trả phòng, một số khách sạn có thể quy định khác về giờ. Chẳng hạn có nơi sẽ yêu cầu khách nhận phòng sau 3h chiều và trả phòng trước 11h trưa.
Khi trả phòng khách sạn, bạn nên yêu cầu lễ tân cho xem hóa đơn thanh toán để biết mình phải trả tiền cho những dịch vụ gì.
Trong một số trường hợp, nhân viên có thể tính nhầm phần đồ ăn, thức uống trong minibar mặc dù khách không dùng đến. Ngoài ra, trước khi rời đi, khách hàng nên kiểm tra phòng thật kỹ để tránh bỏ quên đồ.
