Theo quy định mới tại Nghị định 280/2025, các cơ quan Nhà nước không được yêu cầu người dân nộp hoặc xuất trình bản chính, bản sao các loại giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên ứng dụng định danh điện tử VNeID.
Không phải nộp bản sao, bản gốc khi đã tích hợp
Ngày 27/10, Chính phủ chính thức ban hành Nghị định 280/2025 quy định về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo văn bản này, nếu người dân có yêu cầu và cơ quan Nhà nước có khả năng khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác, thì phải sử dụng thông tin đó thay vì yêu cầu người dân xuất trình bản giấy như trước đây.
Mở rộng đối tượng có thẩm quyền chứng thực
Nghị định mới quy định rõ những người được phép thực hiện chứng thực, bao gồm:
Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn hoặc đặc khu;
Người được ủy quyền hoặc được phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực;
Công chứng viên tại các phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng;
Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự hoặc các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
So với quy định trước, Chính phủ đã mở rộng thẩm quyền chứng thực cho cả người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ này, giúp tăng tính linh hoạt và giảm tải thủ tục hành chính cho người dân.
Quy định cụ thể về phạm vi chứng thực
Chủ tịch UBND cấp xã được phép chứng thực bản sao từ bản chính đối với:
Các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp;
Giấy tờ liên kết giữa cơ quan, tổ chức của Việt Nam và nước ngoài;
Chữ ký trong giấy tờ, văn bản;
Chữ ký của người dịch trong bản dịch giữa tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
Đối với cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự sẽ ký và đóng dấu chứng thực của cơ quan đại diện. Trong khi đó, công chứng viên khi chứng thực sẽ ký tên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Phạm vi và địa điểm chứng thực giao dịch
Chủ tịch UBND cấp xã có quyền chứng thực các giao dịch liên quan đến:
Tài sản là bất động sản;
Quyền sử dụng đất;
Di chúc, văn bản phân chia hoặc từ chối nhận di sản.
Theo Nghị định 280/2025, việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu trong các trường hợp:
Chứng thực bản sao từ bản chính;
Chứng thực chữ ký;
Giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
Di chúc, văn bản từ chối nhận di sản;
Văn bản ủy quyền thực hiện quyền của người sử dụng đất, quyền về nhà ở.
Riêng với các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và nhà ở, việc chứng thực phải được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất, có nhà ở.
