Công việc ngày càng nhiều nhưng kết quả không tương xứng không phải lúc nào cũng do bạn thiếu năng lực. Đôi khi vấn đề nằm ở chính cách bạn tổ chức thời gian, xử lý nhiệm vụ và phối hợp với người khác.
Dưới đây là những dấu hiệu đáng để bạn nhìn lại.
1. Làm cả ngày nhưng việc quan trọng vẫn chưa xong
Bạn ngồi trước máy tính từ sáng đến chiều, trả lời rất nhiều tin nhắn, email, cuộc gọi và xử lý vô số việc nhỏ nhưng đến cuối ngày lại nhận ra nhiệm vụ quan trọng nhất vẫn nằm nguyên.
Đây là dấu hiệu bạn đang bận rộn thay vì thực sự làm việc hiệu quả. Việc liên tục chuyển qua lại giữa nhiều nhiệm vụ khiến não bộ mất thời gian để thích nghi, trong khi những công việc tạo ra giá trị lớn lại bị đẩy xuống cuối danh sách.
Hãy thử thay đổi bằng cách xác định 1 đến 3 việc quan trọng nhất trong ngày và hoàn thành chúng trước khi dành thời gian cho những việc vụn vặt.
2. Bạn thường xuyên phải làm thêm giờ để hoàn thành việc
Thỉnh thoảng tăng ca vì một dự án gấp là chuyện bình thường. Nhưng nếu ngày nào bạn cũng phải ở lại muộn, mang việc về nhà hoặc tranh thủ làm việc vào cuối tuần thì cách làm hiện tại rõ ràng đang có vấn đề.
Làm việc lâu hơn không đồng nghĩa với làm việc tốt hơn. Khi thời gian nghỉ ngơi bị cắt giảm liên tục, khả năng tập trung, tốc độ xử lý và chất lượng quyết định cũng dễ đi xuống.
Thay vì cố kéo dài thời gian làm việc, hãy xem lại những việc đang chiếm nhiều thời gian nhất. Có nhiệm vụ nào có thể tự động hóa, giao lại, rút gọn hoặc bỏ hoàn toàn hay không.
3. Bạn liên tục bị gián đoạn
Một tin nhắn, một cuộc gọi, một email hay một lời nhờ vả có thể khiến bạn dừng công việc đang làm. Nếu tình trạng này lặp lại cả ngày, bạn rất khó có được khoảng thời gian tập trung thực sự.
Đáng chú ý là sau mỗi lần bị gián đoạn, bạn không phải lúc nào cũng quay lại được trạng thái tập trung ban đầu ngay lập tức. Vì thế, một công việc đáng lẽ chỉ mất một giờ có thể kéo dài thành vài giờ.
Bạn nên phân chia thời gian rõ ràng giữa khoảng thời gian tập trung và khoảng thời gian xử lý tin nhắn, email hoặc các yêu cầu phát sinh. Không phải việc gì cũng cần phản hồi ngay lập tức.
4. Bạn luôn có cảm giác phải tự mình làm tất cả
Nếu bạn thường nghĩ rằng giao cho người khác làm sẽ mất thời gian hơn tự làm, rất có thể bạn đang mắc kẹt trong cách làm việc cũ.
Việc ôm quá nhiều nhiệm vụ khiến bạn không còn thời gian dành cho những công việc thực sự quan trọng. Trong khi đó, những người xung quanh cũng không có cơ hội học hỏi và chủ động hơn.
Thay đổi cách làm việc không nhất thiết là làm nhiều hơn. Đôi khi đó là biết việc nào mình cần trực tiếp xử lý và việc nào nên giao cho người khác.
5. Bạn thường xuyên trì hoãn những việc khó
Có những nhiệm vụ bạn biết rất rõ phải hoàn thành nhưng cứ tìm việc khác để làm trước. Bạn dọn lại tài liệu, kiểm tra email, xử lý những việc nhỏ rồi tự nhủ rằng sẽ bắt đầu nhiệm vụ quan trọng sau.
Nếu điều này xảy ra thường xuyên, nguyên nhân có thể không phải do bạn lười. Công việc quá lớn, không rõ điểm bắt đầu hoặc đòi hỏi quá nhiều quyết định cũng khiến con người dễ trì hoãn.
Hãy chia nhiệm vụ lớn thành những bước nhỏ hơn và đặt thời gian bắt đầu cụ thể. Khi bước đầu tiên đủ đơn giản, bạn sẽ dễ bắt tay vào làm hơn rất nhiều.
6. Bạn hoàn thành nhiều việc nhưng vẫn không thấy tiến bộ
Đây là một trong những dấu hiệu đáng chú ý nhất. Bạn luôn có danh sách việc cần làm, ngày nào cũng đánh dấu hoàn thành nhưng nhìn lại sau vài tháng, những mục tiêu quan trọng vẫn gần như không thay đổi.
Điều đó cho thấy bạn đang tập trung quá nhiều vào mức độ bận rộn thay vì kết quả cuối cùng.
Hãy bắt đầu đánh giá công việc bằng câu hỏi: Việc này có giúp mình tiến gần hơn đến mục tiêu hay không? Nếu câu trả lời thường xuyên là không, đã đến lúc sắp xếp lại thứ tự ưu tiên.
7. Bạn ngày càng mất năng lượng dù công việc không thay đổi nhiều
Một ngày làm việc kết thúc nhưng bạn cảm thấy kiệt sức, khó tập trung và không còn hứng thú với những việc trước đây vẫn làm bình thường.
Nếu tình trạng này kéo dài, đừng chỉ nghĩ rằng mình cần cố gắng hơn. Có thể cách phân bổ công việc, thời gian nghỉ, môi trường làm việc hoặc cách phối hợp hiện tại đang khiến bạn tiêu hao năng lượng quá mức.
Thay đổi đôi khi chỉ bắt đầu từ những điều rất nhỏ: giảm các cuộc họp không cần thiết, gom những việc tương tự để xử lý cùng lúc, dành khoảng thời gian không bị làm phiền hoặc sắp xếp lại những nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên.
Không phải cứ làm nhiều hơn mới đạt được nhiều hơn. Một cách làm việc tốt là cách giúp bạn hoàn thành việc quan trọng với mức tiêu hao hợp lý, đồng thời vẫn giữ được sự tỉnh táo và khả năng duy trì lâu dài.
Nếu bạn nhận thấy mình cùng lúc có từ 3 dấu hiệu trở lên, đây có thể là thời điểm thích hợp để dừng lại và đánh giá lại cách làm việc hiện tại. Đừng chờ đến khi kiệt sức hoặc hiệu suất giảm mạnh mới bắt đầu thay đổi.
Đôi khi, thứ cần thay đổi không phải là công việc, mà chính là cách bạn đang làm công việc đó.
