Trả lời cộc lốc, không đầu không cuối
Kiểu phản hồi này dễ nhận biết nhất và cũng là “ác mộng” với người nhận. Người EQ thấp thường không quan tâm đến cảm xúc của đối phương, họ chỉ tập trung vào nội dung công việc theo cách riêng của mình: nhanh và tiện lợi nhất. Hậu quả là email đọc lên nghe thô cứng, đôi khi gây cảm giác bị coi thường hoặc thiếu hợp tác.
Ví dụ những câu trả lời phổ biến kiểu này:
- “Rồi.”
- “Làm đi.”
- “Đang xử lý đây.”
- “Cái này gửi rồi, hỏi nhiều thế.”
Những câu ngắn, không lời chào, không cảm ơn, không kết thúc lịch sự khiến người nhận không biết nên phản ứng ra sao: cười gượng hay thở dài. Không chỉ làm giảm hiệu quả giao tiếp, kiểu phản hồi này còn tạo ra cảm giác thiếu chuyên nghiệp, thậm chí dễ dẫn đến hiểu lầm trong công việc.
Ngược lại, người EQ cao chỉ cần thêm một câu chào, một lời cảm ơn hay một dòng xác nhận nhỏ là đã biến cuộc trao đổi trở nên nhẹ nhàng, tôn trọng và hiệu quả hơn nhiều. Chẳng hạn: “Cảm ơn bạn, mình đã nhận và sẽ xử lý ngay” hay “Mình đã nhận mail, sẽ phản hồi đầy đủ trong chiều nay nhé”. Chỉ vài từ nhưng hiệu quả lại rất lớn.
Không trả lời hoặc trả lời cực chậm dù đã đọc
Kiểu phản hồi thứ hai khiến đồng nghiệp mệt mỏi hơn hẳn: người nhận email thấy bạn đã đọc nhưng không hồi âm, hoặc để chờ hàng giờ, thậm chí vài ngày. Nguyên nhân có thể xuất phát từ nhiều lý do: né tránh trách nhiệm, sợ bị đánh giá, lười biếng, hoặc không biết phải trả lời ra sao. Nhưng dù lý do là gì, tác động là giống nhau: công việc bị đình trệ, deadline chồng chất, hiểu lầm và mâu thuẫn tăng cao.
Điều đáng nói là, chỉ cần một phản hồi ngắn, người EQ cao cũng có thể “giải cứu” tình huống. Ví dụ: “Mình đã nhận mail, sẽ gửi thông tin chi tiết vào buổi chiều.” Chỉ một câu thôi, nhưng vừa thể hiện trách nhiệm, vừa tôn trọng thời gian của người khác, đồng thời giảm áp lực cho cả nhóm.
Ngược lại, im lặng kéo dài lại khiến mọi thứ rối tung. Những ai phụ thuộc vào email để phối hợp sẽ phải nhắc đi nhắc lại, đôi khi dẫn đến việc đổ lỗi không đáng có. Từ lâu, người EQ thấp thường bị gắn mác là thiếu chuyên nghiệp hoặc thiếu tinh tế, dù họ có năng lực chuyên môn tốt đến đâu.
Tác hại của EQ thấp trong cách trả lời email
Một khi EQ thấp biểu hiện trong cách trả lời email, ảnh hưởng không chỉ là cảm xúc cá nhân mà còn lan ra toàn bộ môi trường làm việc. Người nhận cảm thấy bị coi nhẹ, mối quan hệ đồng nghiệp căng thẳng hơn, năng suất giảm sút và hình ảnh bản thân trong mắt lãnh đạo cũng bị ảnh hưởng. Ngược lại, một người có EQ cao sẽ dùng email như công cụ để củng cố sự tin tưởng, phối hợp hiệu quả và tạo cảm giác tôn trọng cho đồng nghiệp.
Điều quan trọng là EQ trong email có thể cải thiện được. Chỉ cần dành thêm 30 giây trước khi bấm “Send”, tự hỏi: “Câu này có lịch sự không? Có khiến người khác hiểu nhầm không? Có thể thêm lời cảm ơn hay xác nhận không?” – bạn đã thay đổi hoàn toàn cách người khác cảm nhận về mình.
Làm sao để cải thiện?
- Thêm lời chào và cảm ơn: Nghe đơn giản nhưng tạo thiện cảm ngay từ đầu.
- Đảm bảo câu trả lời đầy đủ thông tin cần thiết: Không để người nhận phải đoán hoặc nhắc lại.
- Phản hồi kịp thời, ngay cả khi chưa thể cung cấp thông tin đầy đủ: Một câu xác nhận là đủ.
- Duy trì giọng điệu lịch sự và chuyên nghiệp: Tránh cộc lốc, gay gắt hay thờ ơ.
Chỉ với những bước nhỏ này, email không còn là nơi “lộ EQ thấp” nữa mà trở thành công cụ giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tinh tế và đáng tin cậy trong mắt đồng nghiệp.
Kết luận
Email là “gương chiếu EQ” trong môi trường công sở. Người EQ thấp thường thể hiện qua hai cách rõ ràng: trả lời cộc lốc, thiếu tinh tế hoặc im lặng quá lâu dù đã đọc. Những hành vi này không chỉ ảnh hưởng đến công việc mà còn tác động trực tiếp đến hình ảnh cá nhân và mối quan hệ đồng nghiệp. Tin vui là, với chút ý thức và kỹ năng cơ bản, ai cũng có thể cải thiện cách viết email, từ đó nâng cao EQ và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhẹ nhàng hơn. Một email được viết tử tế không chỉ giúp công việc trôi chảy mà còn khiến bạn trở nên chỉn chu và “trưởng thành” hơn trong mắt cả team.
