Theo khoản 2 Điều 18 Luật BHXH năm 2014, người lao động tham gia BHXH bắt buộc sẽ được cấp và quản lý sổ BHXH. Mẫu sổ BHXH hiện nay đang được áp dụng theo quy định tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH. Tại trang 4 của sổ BHXH đã lưu úy: Người tham gia được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý sổ BHXH khi người tham gia hưởng chế độ hưu trí, tử tuất.
Theo đó, mỗi người lao động khi tham gia BHXH bắt buộc chỉ được cấp 1 sổ BHXH duy nhất. Đồng thời mỗi người cũng chỉ được cấp 1 mã số BHXH là số định danh cá nhân duy nhất do cơ quan BHXH cấp và được ghi trên sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế (theo điểm 2.13 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH).
Tuy nhiên, trên thực tế nhiều lao động làm việc tại nhiều nơi và sử dụng đồng thời cả chứng minh nhân dân, căn cước công dân khi làm thủ tục tham gia BHXH nên sẽ xảy ra trường hợp một người lao động có thể sở hữu hai hay nhiều sổ BHXH.Khi có nhiều sổ BHXH, thời gian đóng trùng nhau hoặc không trùng nhau thì người lao động phải ngay lập tức báo lại với doanh nghiệp và BHXH địa phương để xử lý. Tránh để mất quyền lợi của bản thân.
Trong trường hợp lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội mà thời gian đóng trùng nhau thì cơ quan BHXH sẽ thu lại 2 sổ bảo hiểm, tiến hành gộp 2 sổ làm một sau đó sẽ hoàn trả lại số tiền BHXH đã nộp, bao gồm cả số tiền người lao động và người sử dụng lao động đã đóng.
Để được hoàn số tiền BHXH nêu trên, người lao động phải thực hiện viết đơn và cung cấp thông tin để gộp sổ BHXH theo các quy định của pháp luật.Trường hợp có 2 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.
Theo đó, người lao động có 2 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng không trùng nhau sẽ được gộp quá trình đóng của các sổ BHXH lại với nhau. Đồng thời, cơ quan BHXH sẽ tiến hành thu hồi các sổ BHXH đã cấp và cấp sổ BHXH mới cho người lao động.Các tình trạng lao động sở hữu 2 sổ BHXH vừa gây khó khăn cho cơ quan BHXH và doanh nghiệp trong quá trình quản lý dữ liệu.Cùng với đó, quyền lợi của lao động cũng bị ảnh hưởng. Một số các trường hợp lao động không trung thực khai báo, nếu để bị phát hiện sẽ bị xử phạt. Khoản 1 Điều 40 Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội có quy định nếu: "Kê khai không đúng sự thật hoặc sửa chữa, tẩy xóa làm sai sự thật những nội dung có liên quan đến việc đóng, hưởng BHXH, BHTN nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự" lao động sẽ bị phạt từ 1 triệu đồng đến 2 triệu đồng.
