Nếu thường xuyên đi công tác hoặc đi du lịch, bạn sẽ biết rằng khách sạn thường có quy định giờ nhận phòng (check in) là 14h và giờ trả phòng (check out) là 12h (một số nơi áp dụng khung giờ check in là 15h và check out là 11h). Khoảng thời gian từ 14h hôm trước đến 12h hôm sau sẽ được tính là một ngày đêm thuê phòng khách sạn.
Khách hàng có nhu cầu thực hiện thủ tục nhận phòng sớm hoặc trả phòng muộn cần liên hệ với khách sạn để biết chính xác khoản phí mà mình phải trả thêm. Thông thường, nếu khách nhận phòng sớm hoặc trả phòng muộn trong khoảng 1-2 tiếng và vào thời điểm không quá đông khách thì khách sạn có thể miễn phí cho khách khoảng thời gian "quá giờ" này. Nếu khách hàng nhận phòng sớm hơn nữa thì khoản phí phải trả thêm là 30-100% mức giá thuê phòng.
Khi nhận phòng sớm và trả phòng muộn hơn so với quy định của khách sạn, khách hàng có thể phải trả thêm phí.
Khi muốn nhận phòng sớm, khách hàng nên liên hệ với phía khách sạn trước. Nếu có phòng trống, lễ tân có thể bố trí phòng cho khách ngay khi đến. Về mức phí, một số khách sạn áp dụng tính 50% giá phòng nếu khách hàng nhận phòng trong khoảng từ 5-9h và 30% nếu khách nhận phòng trong khoảng 9h-14h.
Về trường hợp trả phòng muộn, khách sạn dựa vào tình trạng khách thuê phòng của các ngày tiếp theo để đưa ra mức phí phù hợp. Việc trả phòng muộn thường ảnh hưởng đến hoạt động của khách sạn nhiều hơn, nhất là vào thời gian cao điểm. Nếu khách đặt phòng đã kín, bạn có thể sẽ không được check out muộn. Nếu vẫn còn phòng trống, khách sạn có thể tính thêm 30% giá phòng nếu khách trả phòng từ 13h đến 15h, 50% giá phòng nếu trả phòng trong khoảng thời gian 15h-18h và 100% giá phòng nếu trả phòng sau 18h. Khi cần check out muộn, bạn có thể cân nhắc đến việc đặt phòng theo giờ. Thông thường, chi phí thuê phòng theo giờ sẽ rẻ hơn phí trả phòng muộn. Tuy nhiên, không phải khách sạn nào cũng có dịch vụ cho thuê phòng theo giờ.
Khoảng thời gian nhận phòng là 14h và trả phòng là 12h giúp khách sạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và cũng mang đến sự thuận tiện cho khách hàng. Trong khoảng 2 tiếng đồng hồ tính từ thời điểm khách cũ trả phòng đến lúc khách mới có thể nhận phòng, nhân viên buồng phòng phòng sẽ tiến hành dọn dẹp, thay chăn ga gối đệm, cốc chén, dọn phòng tắm... Ngoài ra, nhân viên kiểm tra cả các thiết bị điện như điều hòa, tivi, tủ lạnh... để đảm bảo tất cả hoạt động bình thường. Thời gian dọn phòng sẽ tùy thuộc vào tình trạng của căn phòng, thường dao động trong khoảng 15 đến 60 phút.
Bạn cần lưu ý rằng, mỗi khách sạn có thể áp dụng quy định riêng về giờ nhận và trả phòng. Bạn nên đọc kỹ thông tin hướng dẫn và trao đổi cụ thể với phía khách sạn khi đặt phòng để tránh gặp rắc rối khi tới nơi.
