Hiện nay, đa số khách sạn đều quy định giờ check in - nhận phòng là 14h hoặc muộn hơn. Tuy nhiên, giờ check out - trả phòng luôn được quy định là trước 12h. Mặc dù chưa đủ 24 tiếng nhưng các khách sạn vận chọn khung giờ này để tính tròn 1 ngày lưu trú cho khách thuê phòng.
Quy định này được áp dụng trong ngành khách sạn ở khắp nơi trên thế giới, từ nhà nghỉ bình dân đến khách sạn hạng sang.
Tại sao chọn mốc check in 14h và check out 12h trưa hôm sau?
Phần lớn mọi người đều thuê phòng khách sạn để nghỉ ngơi. Người ta sẽ dùng mốc 0h đêm làm tâm. Theo đó, thời gian nghỉ từ 14h hôm trước đến 12h hôm sau là hợp lý. Thông thường, khi đăng quảng cáo, các nhà nghỉ, khách sạn sẽ viết là số tiền/đêm chứ không lấy đơn vị là ngày.
Lấy ví dụ, nếu khách nhận phòng vào lúc 5h sáng thì khách sạn sẽ không thể yêu cầu khách rời phòng vào lúc 3h sáng hôm sau vì lúc đó là ban đêm. Ngay cả khi khách chấp nhận trả phòng vào ban đêm thì khách sạn cũng chẳng thể tìm được những đơn đặt phòng tiếp theo vào giờ đó. Vì vậy, thống nhất giờ check in và check out sẽ giúp khách sạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tạo sự thuận tiện cho khách lưu trú.
Khi check out cho khách cũ, khách sạn sẽ cử nhân viên kiểm tra phòng xem có hư hại, mất mát gì không hoặc có bất cứ đồ ăn, nước uống nào mà khách sử dụng cần phải tính phí hay không. Sau đó, khách sạn sẽ hoàn tất thanh toán, trả lại giấy tờ và tiền đặt cọc cho khách (nếu có).
Trong khoảng thời gian 2 tiếng từ lúc khách trả phòng đến thời gian khách mới nhận phòng, nhân viên phục vụ sẽ làm nhiệm vụ dọn dẹp phòng. Công việc này phải thực hiện một cách nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo chuẩn nghiệp vụ. Thời gian dọn phòng nhanh nhất là 15 phút, tùy theo tình trạng của căn phòng.
Nhân viên sẽ hút bụi toàn bộ căn phòng, kiểm tra rèm, thay chăn ga gối đệm, lau bàn ghế, kệ, đổi cốc, chén, ly trong phòng. Phòng tắm - nơi bẩn nhất sẽ được lau dọn sau cùng.
Ngoài ra, nhân viên cũng sẽ kiểm tra chức năng của các thiết bị trong phòng như tivi, điều hòa, bình nóng lạnh...
Trường hợp khách check in sớm và check out muộn sẽ được xử lý như thế nào?
Với trường hợp check in sớm, một số khách sạn sẽ tính thêm phí như sau: Check-in từ 5h – 9h, khách phải trả thêm 50% giá phòng; Check-in từ 9h – 14h, khách trả thêm 30% giá phòng. Tuy nhiên, việc này hoàn toàn có thể linh động. Nếu khách sạn vẫn còn phòng trống thì nhân viên lễ tân có thể làm thủ tục check in sớm cho khách mà khách không phải trả thêm bất cứ khoản phí nào.
So với check in sớm thì check out muộn sẽ phức tạp hơn. Nếu khách trả phòng quá muộn, nhân viên dọn dẹp sẽ không có nhiều thời gian để làm sạch phòng, thay đồ dùng chuẩn bị đón khách mới. Thậm chí việc này có thể ảnh hưởng đến việc nhận phòng của các khách hàng sau và danh tiếng của khách sạn, nhất là trong mùa cao điểm.
Vì vậy, các khách sạn luôn có quy định chặt chẽ về việc trả phòng muộn so với giờ quy định. Nếu trả phòng sau 18 giờ, khách hàng thường phải trả thêm 100% tiền phòng (tức là trả thêm tiền phòng cho 1 đêm).
