Theo Điều 58 Luật giao thông đường bộ 2008, người lái xe khi điều khiển phương tiện phải mang theo đầy đủ các loại giấy tờ sau đây: Giấy đăng ký xe; Giấy phép lái xe đối với người điều khiển xe cơ giới, quy định tại điều 59 của Luật này; Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với xe cơ giới, quy định tại Điều 55 của điều Luật này; Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới. Như vậy giấy tờ đăng ký xe là giấy tờ bắt buộc cần phải có khi điều khiển phương tiện giao thông.
Mặt khác để biết sử dụng giấy đăng ký xe photo công chứng có được phép hay không thì Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ như sau:
Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao
(1) Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.
(2) Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.
Việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì bản sao được chứng thực từ bản chính “có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.
Với quy định này, có thể hiểu rằng bản sao được chứng thực chỉ có giá trị thay thế bản chính trong các giao dịch dân sự thông thường.Trong quan hệ pháp luật hành chính Nhà nước như việc kiểm tra giấy tờ tùy thân, giấy tờ xe, cavet xe thì bản sao được chứng thực không đương nhiên dùng để thay thế bản chính; chưa kể trường hợp trong xử lý vi phạm hành chính, cá nhân, cơ quan có thẩm quyền còn được phép giữ giấy tờ (giấy tờ xe) của người vi phạm.
Do vậy với quy định của pháp luật hiện hành, thực tiễn áp dụng pháp luật và phân tích nêu trên, người dân khi ra đường cần phải mang bản chính giấy tờ tùy thân, giấy tờ xe, cavet xe và xuất trình bản chính các loại giấy tờ này khi có yêu cầu kiểm tra theo quy định. Bản sao có chứng thực của các loại giấy tờ này không có giá trị thay thế bản chính trong trường hợp này và nếu người bị kiểm tra không xuất trình được bản chính, có thể bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
Tuy nhiên đối với trường hợp khi đăng ký xe đang được thế chấp tại tổ chức tín dụng. Căn cứ Công văn 8601/VPCP-CN về việc sử dụng Giấy đăng ký phương tiện tham gia giao thông trong trường hợp thế chấp phương tiện giao thông tại tổ chức tín dụng quy định:
"1. Người điều khiển phương tiện tham gia giao thông được sử dụng bản sao chứng thực Giấy đăng ký phương tiện giao thông, kèm theo bản gốc Giấy biên nhận của tổ chức tín dụng còn hiệu lực, thay cho bản chính Giấy đăng ký phương tiện giao thông để tham gia giao thông trên lãnh thổ Việt Nam trong thời gian tổ chức tín dụng giữ bản chính Giấy đăng ký phương tiện giao thông nhằm bảo đảm nghĩa vụ dân sự trong việc thế chấp phương tiện”.
Như vậy, trong thời gian tổ chức tín dụng giữ bản chính Giấy đăng ký phương tiện giao thông nhằm bảo đảm nghĩa vụ dân sự trong việc thế chấp phương tiện, người điều khiển phương tiện tham gia giao thông được sử dụng bản sao chứng thực Giấy đăng ký phương tiện giao thông, kèm theo bản gốc Giấy biên nhận của tổ chức tín dụng còn hiệu lực, thay cho bản chính Giấy đăng ký phương tiện giao thông để tham gia giao thông trên lãnh thổ Việt Nam.
