Quy trình 3 bước cấp Sổ đỏ lần đầu tại cấp xã
Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký Người dân có nhu cầu cấp Sổ đỏ lần đầu nộp hồ sơ tại UBND cấp xã, Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất. Hồ sơ có thể nộp theo ba hình thức:
-
Nộp bản sao giấy tờ kèm theo bản chính để đối chiếu;
-
Nộp bản chính trực tiếp;
-
Nộp bản sao có công chứng hoặc chứng thực hợp lệ.
Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, giấy tờ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao đã chứng thực theo quy định. Khi đến nhận kết quả, người dân vẫn cần xuất trình bản chính để đối chiếu, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hồ sơ.
Bước 2: Kiểm tra, xác nhận và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ Sau khi tiếp nhận, UBND cấp xã sẽ tiến hành kiểm tra, rà soát tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ.
-
Nếu hồ sơ đầy đủ, người dân được cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và phiếu hẹn trả kết quả.
-
Nếu hồ sơ chưa hoàn thiện, cơ quan tiếp nhận sẽ phát hành phiếu yêu cầu bổ sung để người dân hoàn tất.
Bước này giúp đảm bảo quy trình diễn ra minh bạch, rõ ràng, đồng thời tránh phát sinh sai sót trong quá trình cấp Giấy chứng nhận.
Bước 3: Xác minh thực địa và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Chính quyền xã sẽ kiểm tra thực địa, xác định vị trí, ranh giới thửa đất, đồng thời xác minh hiện trạng sử dụng đất. Dựa trên kết quả xác minh, Chủ tịch UBND xã sẽ xem xét, quyết định hình thức sử dụng đất và các trường hợp được miễn, giảm tiền sử dụng hoặc thuê đất nếu có.
Sau khi người dân hoàn thành nghĩa vụ tài chính, Chủ tịch UBND xã sẽ ký và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất. Hồ sơ và bản sao giấy chứng nhận sau đó được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai để cập nhật vào cơ sở dữ liệu địa chính, đảm bảo thống nhất trong quản lý.
Lưu ý: Với các trường hợp không được miễn toàn bộ tiền sử dụng đất hoặc thuê đất, thẩm quyền giải quyết sẽ chuyển lên UBND cấp tỉnh. Khi đó, tỉnh sẽ xem xét, xác định nghĩa vụ tài chính và cấp giấy chứng nhận sau khi người dân nộp tiền theo thông báo của cơ quan thuế.
Hồ sơ cần thiết để đăng ký cấp Sổ đỏ
Khi làm thủ tục xin cấp Sổ đỏ lần đầu tại UBND cấp xã, người dân cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo mẫu quy định.
Báo cáo hiện trạng sử dụng đất tại thời điểm đăng ký.
Hồ sơ thiết kế xây dựng (nếu có công trình), đã được cơ quan chuyên môn thẩm định hoặc phê duyệt.
Giấy tờ chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính (nếu có).
Văn bản thỏa thuận cấp chung Giấy chứng nhận trong trường hợp có nhiều người cùng sử dụng hoặc cùng sở hữu.
Ngoài ra, nếu thuộc diện được miễn hoặc giảm nghĩa vụ tài chính, người dân cần nộp thêm các giấy tờ chứng minh để được xem xét theo quy định.
Thời hạn giải quyết hồ sơ
Theo quy định, thời gian giải quyết thủ tục cấp Sổ đỏ lần đầu không quá 17 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan chức năng tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ.Trong đó, thời gian cấp Giấy chứng nhận sau khi hoàn thiện hồ sơ chỉ tối đa 3 ngày làm việc.
Đối với các khu vực miền núi, vùng sâu, vùng xa, hải đảo hoặc địa phương có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn, thời gian giải quyết có thể được kéo dài nhưng không vượt quá 30 ngày làm việc.
Mở rộng thẩm quyền cấp Sổ đỏ tại cấp xã
Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, ngoài việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho cá nhân, UBND cấp xã còn được giao thẩm quyền cấp Sổ đỏ cho một số tổ chức trong nước, bao gồm:
Cơ quan nhà nước, tổ chức Đảng, đơn vị vũ trang nhân dân.
Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị – xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập.
Tổ chức tôn giáo, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
Người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài và tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao.
Đặc biệt, UBND cấp xã cũng được phép xác định lại diện tích đất ở đối với các thửa đất có vườn, ao, đất thổ cư được cấp trước ngày 1/7/2004, nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người dân trong quá trình sử dụng và sở hữu đất.
