Hiện nay, đa số các khách sạn đều quy định giờ nhận phòng (check-in) là 14h hoặc muộn hơn; giờ check-out luôn là trước 12h. Dù chưa đủ 24 tiếng nhưng các khách sạn luôn tính tính từ 14h hôm trước đến 12h hôm sau là một ngày lưu trú.
Quy định này được áp dụng trong toàn ngành khách sạn trên thế giới, từ nhà nghỉ bình dân đến khách sạn hạng sang.
Vậy vì sao thời gian nhận trả phòng được cố định là 14h và 12h?
Mục đích chính của người thuê phòng khách sạn là để nghỉ ngơi nên mốc 0h đêm được lấy làm tâm. Thời gian nghỉ từ 14h hôm trước đến 12h hôm sau là hợp lý nhất. Thông thường, khi đăng quảng cáo hay báo giá cho khách hàng, các đơn vị lưu trú sẽ viết là số tiền/đêm chứ không lấy đơn vị theo ngày.
Khách hàng muốn nhận phòng sớm và trả phòng muộn thường phải trả thêm một khoản phí lưu trú theo quy định của khách sạn. Một số khách sạn tính mức phí check-in sớm như sau: Check-in từ 5h – 9h, khách phải trả thêm 50% giá phòng; Check-in từ 9h – 14h, khách trả thêm 30% giá phòng.
Việc check-in sớm và check-out muộn sẽ dẫn tới một số vấn đề cho khách sạn. Ví dụ như khi khách trả phòng muộn thì nhân viên không có nhiều thời gian dọn dẹp chuẩn bị đón khách hàng tiếp theo. Cách khách sạn đều có quy định rõ về việc trả phòng muộn. Mức giá trả phòng muộn sau 18h là 100% tiền phòng.
Tất nhiên, vào những mùa du lịch thấp điểm hoặc phòng còn trống, khách sạn có thể cho khách nhận phòng sớm mà không tính phí nếu thời gian nhận phòng không quá sớm. Để biết chắc điều này, bạn nên hỏi lễ tân khi làm thủ tục nhận phòng.
Khoảng thời gian 2 tiếng từ thời gian khách trước trả phòng đến lúc khách sau nhận phòng dùng để làm gì?
Trong khoảng thời gian từ 12h đến 14h, nhân viên khách sạn sẽ hoàn tất một số nhiệm vụ.
Đầu tiên là thực hiện thủ tục check-out cho khách cũ. Khách sạn sẽ cử nhân viên đến kiểm tra phòng xem có hư hại, mất mát gì không hoặc có đồ ăn, thức uống nào khách đã sử dụng cần phải tính phí không. Sau đó, khách sạn sẽ hoàn tất thanh toán rồi trả khách giấy tờ tùy thân và tiền cọc (nếu có).
Tiếp theo, nhân viên phục vụ sẽ đến dọn phòng. Thời gian dọn phòng nhanh nhất là 15-30 phút cho một phòng tiêu chuẩn, tùy theo tình trạng căn phòng. Nhân viên sẽ hút bụi toàn bộ căn phòng, kiểm tra rèm, thay chăn ga gối đệm, lau bàn ghế, đổi cốc chén. Phòng tắm là nơi sẽ được dọn cuối cùng.
