Nếu thường xuyên đi du lịch hoặc công tác xa và phải sử dụng dịch vụ lưu trú tại khách sạn, bạn sẽ thấy rằng họ luôn có quy định giờ check in (nhận phòng) là từ 14h trở đi, giờ check out (trả phòng) luôn trước 12h ngày hôm sau.
Tiền phòng sẽ được tính từ 14h hôm trước (hoặc muộn hơn) đến 12h hôm sau. Đây là quy định bất thành văn được áp dụng trong ngành khách sạn ở khắp nơi trên thế giới, từ khách sạn sang trọng cho tới các nhà nghỉ bình dân.
Phần lớn du khách tìm đến khách sạn chỉ để ngủ qua đêm. Tính giờ check in và check out theo giờ hành chính (từ sáng đến chiều tối) có thể thể phù hợp với giờ làm việc của nhân viên khách sạn nhưng lại không phù hợp với du khách. Do đó, giờ check out được lựa chọn là 12h hoặc sớm hơn. Thời gian này phù hợp để khách hàng thức dậy, dọn dẹp đồ và ăn nhẹ trước khi trả phòng. Một số nơi có thể yêu cầu khách trả phòng sớm hơn - vào khoảng 11h vì lượng khách đông. Nhiều khách cùng trả một lúc khiến nhân viên cần nhiều thời gian để làm thủ tục check out cho khách và tiến hành dọn phòng trước khi cho khách mới vào ở.
Giờ nhận phòng của khách tiếp theo là 14h hoặc muộn hơn nhưng thường không quá 16h. Phần lớn khách thuê phòng là để nghỉ ngơi. Thời gian từ 14h hôm trước đến 12h trưa hôm sau là vừa đủ để khách hàng nghỉ ngơi.
Sau khi khách trước trả phòng là lúc 12h, nhân viên khách sạn sẽ có 2 tiếng để dọn dẹp phòng. Thời gian dọn dẹp nhanh nhất là khoảng 15 phút, tùy theo tình trạng của căn phòng.
Nhân viên sẽ phải hút bụi toàn bộ phòng, giữ bụi, thay chăn ga gối, lau sạch bàn, ghế, kệ, thay cốc, ly trong phòng. Phòng tắm - nơi bẩn nhất - sẽ được dọn dẹp cuối cùng.
Nhân viên cũng sẽ kiểm tra lại các thiết bị trong phòng như tivi, tủ lạnh, điều hòa, bình nóng lạnh... trước khi hoàn tất công việc để phục vụ khách hàng mới.
Với việc check in sớm và check out muộn, bạn có thể sẽ phải trả thêm phí. Thông thường, trả phòng muộn dưới 3 tiếng, khách sẽ bị tính thêm 30% giá phòng, muộn từ 3 tiếng trở lên là 50% giá phòng. Nếu khách trả phòng sau 18h thì tiền phòng tính là 100%.
Với nhận phòng, nếu khách check in từ 5h-9h thì sẽ bị tính thêm 50% tiền phòng và sau 9h là 30%.
Bạn có thể hỏi nhân viên lễ tân về việc check in sớm và check out muộn. Trường hợp check in sớm, nếu khách sạn có phòng trống ở thời điểm bạn đến, nhân viên có thể cho bạn vào phòng sớm hơn một chút mà không cần trả thêm phí. Nếu muốn check in khách sạn muộn, bạn cũng nên liên hệ với khách sạn để thông báo. Việc này giúp khách sạn biết và giữ phòng cho bạn. Tránh trường hợp quá giờ check in nhưng không thấy khách đến nên nhân viên cho người khác thuê phòng.
Đối với trường hợp check out muộn, bạn cũng cần liên hệ với nhân viên lễ tân để biết các thông tin chi tiết. Một số khách sạn có thể không tính thêm phí nếu bạn chỉ trả phòng muộn khoảng 1 tiếng và đó không phải là khoảng thời gian cao điểm.
