Viết Email chuyên nghiệp là cách đầu tiên để người nhận thư đánh giá cao bạn. Nhất là với những người sử dụng Email để xin việc, trao đổi thông tin. Một chiếc email không chuyên nghiệp không chỉ thể hiện kỹ năng kém cỏi của người viết mà hơn cả đó còn thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người nhận.
Dưới đây là một vài quy tắc viết email nhất định phải chú ý khi gửi một email cho người khác:
Quy tắc thứ nhất: Tiêu đề email
Điều tối thiểu và cơ bản nhất khi gửi email đó là phải có tiêu đề. Những chiếc mail không có tiêu đề rất dễ trở thành và bị coi là thư rác, không ai muốn đọc những chiếc mail như vậy cả. Thông thường tiêu đề mail sẽ viết theo yêu cầu của bên nhận, nếu có yêu cầu viết hoa hay thứ tự thông tin bạn cần viết chuẩn như yêu cầu.
Còn nếu không có yêu cầu, quy định cụ thể thì tiêu đề mail phải dễ đọc, dễ hiểu tức là để người nhận có thể biết được mục đích gửi mail là gì, nội dung có chứa những gì.
Quy tắc thứ hai: Nội dung mail
Một email thông thường có thể bao gồm các phần cơ bản như: Lời chào, giới thiệu bản thân, nội dung email, lời mong hồi đáp, lời cảm ơn.
Ví dụ một email ít nhất phải có những thông tin đơn giản như sau:
Dear chị Hà, Em tên là Nguyễn Hoài Thu, sinh năm 1997, hiện đang là sinh viên năm 3 của trường Học viện Ngoại giao.
Em viết email này nhằm ứng tuyển vào vị trí Nhân viên... của Công ty ABC theo thông tin tuyển dụng của Công ty. Em rất mong được làm việc tại công ty vì qua tìm hiểu, em nhận thấy đây là một môi trường rất năng động và chuyên nghiệp.
Em rất mong nhận được phản hồi sớm từ phía công ty.
Em chân thành cảm ơn.
...
Quy tắc thứ ba: Phải có phần chân email
Phần chân mail ở đây ít nhất cũng phải để lại số điện thoại để liên hệ. Nếu bản thân đã có chức danh trong một tổ chức nào đó hãy để lại ở phần này để người nhận tiện liên hệ đến.
Quy tắc thứ tư: Lưu ý với những file đính kèm
Ví dụ mail có đính kèm CV xin việc, vậy thì cần lưu ý một số điểm như sau trong CV:
- CV tốt nhất là theo mẫu của bên nhận mail yêu cầu, nếu không có các em có thể tự viết, nhưng cố gắng chỉ nên để 1 mặt A4 thôi. Vì dài quá họ không đọc hết đâu (trừ khi họ có yêu cầu quá nhiều nội dung)
- CV nên để dưới dạng pdf, vì nếu để đoc thì có thể khi tải xuống, phần mềm word ở máy người đọc khác với phần mềm ở máy người gửi thì có thể người đọc sẽ không đọc được vì bị nhảy font chữ. Không nên để docx vì máy tính bạn có thể là word 2013, nhưng máy người đọc chỉ là word 2003 thì có thể sẽ không đọc nổi file do bạn gửi đến.
- CV phải có các phần: Họ tên, năm sinh, địa chỉ, số điện thoại, email, quá trình học tập, kinh nghiệm có liên quan, điểm mạnh -yếu (nếu có), bằng khen - giấy khen - giấy chứng nhận kết quả học tập (ví dụ như học bổng), chứng nhận các hoạt động xã hội. Ít nhất phải có các nội dung kèm theo đó.
- Email nên để tên chuyên nghiệp, dễ nhớ đừng để email kiểu: gaigiatimchong@gmail.com, trông sẽ phản cảm và thiếu sự nghiêm túc.
- Tuyệt đối không chuyển tiếp 1 mail đến nhiều nhà tuyển dụng
