Hiện nay, đa số các khách sạn đều quy định giờ check in (nhận phòng) là 14h hoặc muộn hơn. Giờ check out (trả phòng) luôn được quy định trước 12h. Mặc dù chưa đủ 24 tiếng nhưng các khách sạn vẫn chọn khung giờ này để tính tròn thành 1 ngày lưu trú cho khách thuê phòng.
Quy định bất thành văn này được áp dụng trong ngành khách sạn ở khắp nơi trên thế giới, từ khách sạn sang trọng tới nhà nghỉ bình dân.
Tại sao có mốc check-in 14h và check-out 12h trưa hôm sau?
Mục đích chính của khách hàng khi thuê phòng là để ngủ, nên khách sạn thường lấy mốc 12h đêm làm tâm để đảm bảo giấc ngủ ngon. Thời gian sớm hơn hoặc muộn hơn có thể gây ra một số bất tiện.
Trường hợp nhận phòng lúc 17h thì khách sạn cũng không thể yêu cầu khách rời phòng vào 3h vì đó là ban đêm. Thời điểm này cũng ít có khách nào đang tìm phòng, nên khả năng để phòng trống sẽ rất cao..
Thử tưởng tượng nếu khách nhận phòng lúc 5h sáng thì khách sạn không thể yêu cầu khách rời phòng vào 3h sáng hôm sau vì lúc đó là ban đêm. Thậm chí nếu khách chấp nhận điều đó, khách sạn cũng khó tìm đơn đặt phòng tiếp theo.
Nếu nhận phòng lúc 8h sáng, người khách cũ sẽ phải gấp rút ăn sáng và nhanh chóng trả phòng, trong khi nếu thời điểm check-out là 16h thì lại quá gần đến giờ ăn tối.
Vì vậy, thống nhất thời gian check-in 14h và check-out 12h trưa là một chính sách giúp khách sạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà vẫn mang lại sự thuận tiện cho khách hàng.
Ở nhiều cơ sở lưu trú, khách có thể nhận phòng sớm hơn hoặc trả phòng muộn hơn miễn phí, hoặc thanh toán một phần trăm nào đó tiền phòng. Điều này phụ thuộc vào sự linh động của khách sạn hoặc thỏa thuận giữa đôi bên. Do đó, lời khuyên của các chuyên gia đưa ra là khi thanh toán tiền phòng, khách hàng nên yêu cầu hóa đơn (đối với trường hợp trả tiền sau) để tránh bị tính phụ trội quá nhiều, nếu gặp được những nhân viên dễ đàm phán.
Vậy khoảng thời gian 2 tiếng ở giữa dùng để làm gì?
Khoảng thời gian này sẽ được khách sạn sử dụng để hoàn tất nhiều công việc. Đầu tiên là check-out cho khách cũ. Khách sạn sẽ cử người kiểm tra phòng xem có hư hại, mất mát gì không; hoặc có đồ ăn nào mà khách đã sử dụng cần phải tính tiền hay không. Sau đó, khách sạn sẽ hoàn tất thanh toán rồi trả lại khách giấy tờ tùy thân và tiền đặt cọc (nếu có).
Công đoạn tiếp theo là dọn phòng. Trong trường hợp có khách thuê ngay tiếp theo, nhân viên dọn phòng phải tiến hành công việc này một cách nhanh chóng mà vẫn phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ.
Mỗi phòng sẽ mất khoảng 15-30 phút để dọn dẹp. Tuy nhiên, ở nhiều khách sạn, có thể số lượng nhân viên không nhiều nên sẽ cần phải chia ca, dẫn đến cần phải kéo dài thời gian trống đến 2 giờ đồng hồ.
Nhân viên sẽ phải hút bụi toàn bộ căn phòng, kiểm tra rèm, giũ bụi, thay chăn ga gối đệm, lau sạch các bề mặt như bàn, ghế, kệ và thay mới hoặc đổi các loại cốc, chén, ly trong phòng. Theo nguyên tắc, phòng tắm - nơi bẩn nhất - sẽ được lau dọn sau cùng với các hạng mục: gương, bồn rửa mặt, bồn tắm, bồn cầu.
Ngoài ra, nhân viên cũng sẽ phải kiểm tra chức năng của các thiết bị trong phòng như tivi, điều hòa, bình nóng lạnh... thật kỹ càng trước khi hoàn tất công việc để phục vụ khách mới.
